Welche Kosten ein Vermieter auf den Mieter überwälzen darf, steht im Mietrechtsgesetz, und die Aufzählung ist abschließend.1 Was dort nicht genannt ist, sind keine Betriebskosten, auch wenn es im Mietvertrag anders steht. Die wichtigste Trennlinie dabei: Betriebskosten sind laufende Kosten des Betriebs, keine Reparaturen. Erhaltung und Instandsetzung bleiben Sache des Vermieters, egal wie der Posten in der Abrechnung heißt.
Rechtsgrundlage: § 21 Mietrechtsgesetz, die Aufzählung ist abschließend1 Dazu gehören unter anderem: Wasser, Kanal, Müll, Rauchfangkehrer, Schädlingsbekämpfung, Beleuchtung der allgemeinen Teile, Versicherungen, Verwaltungshonorar, Hausbetreuung Dazu gehören NICHT: Reparaturen, Instandhaltung, Erneuerungen, Verwaltungskosten über die gesetzliche Pauschale hinaus Öffentliche Abgaben: anteilig anrechenbar, soweit nicht landesgesetzlich ausgenommen Glasbruch- und Sturmversicherung: nur mit Zustimmung der Mehrheit der Hauptmieter Abrechnungsfrist: spätestens 30. Juni des Folgejahres, mit Einsichtsrecht in die Belege Frist versäumt: Nachforderung bleibt zunächst bestehen, sie verfällt erst mit Ablauf der Einjahresfrist; ein Guthaben bleibt dem Mieter in jedem Fall Eigentumswohnung: Baubewilligung vor 9.5.1945 Vollanwendung, danach Teilanwendung, dort entscheidet der Vertrag Rücklage: im Vollanwendungsbereich nicht überwälzbar, auch nicht anteilig; sonst als Klausel gegenüber Verbrauchern angreifbar
Was ins Betriebskostenkonto gehört
Das Gesetz listet die überwälzbaren Positionen auf:
- Wasser. Wassergebühren aus der öffentlichen Leitung samt der nach den Lieferbedingungen gebotenen Überprüfungen der Wasserleitungen, oder die Erhaltung der Versorgung aus einem Hausbrunnen.
- Messvorrichtungen. Eichung, Wartung und Ablesung von Geräten zur Verbrauchsermittlung.
- Kanal, Müll, Rauchfangkehrer, Schädlingsbekämpfung. Die regelmäßig nach der Kehrordnung durchzuführende Rauchfangkehrung, Kanalräumung, Unratabfuhr und Schädlingsbekämpfung.
- Beleuchtung der allgemeinen Teile. Stiegenhaus, Gänge, erforderlichenfalls auch Hof und Durchgang.
- Feuerversicherung, soweit die Versicherungssumme angemessen ist, also im Schadensfall zur Wiederherstellung ausreicht.
- Haftpflicht- und Leitungswasserschadenversicherung einschließlich Korrosionsschäden, in angemessener Höhe.
- Weitere Versicherungen wie Glasbruch oder Sturmschaden, aber nur unter einer zusätzlichen Bedingung, siehe unten.
- Verwaltungshonorar nach der gesetzlichen Regelung.
- Hausbetreuung, also die angemessenen Aufwendungen für Reinigung, Schneeräumung und Betreuung.8
Dazu kommen die anteiligen öffentlichen Abgaben der Liegenschaft, ausgenommen jene, die nach landesgesetzlichen Bestimmungen nicht überwälzt werden dürfen.3
Die Sonderregel bei Glasbruch und Sturm
Feuer-, Haftpflicht- und Leitungswasserversicherung darf der Vermieter ohne Weiteres verrechnen. Bei Glasbruch- und Sturmschadenversicherung gilt eine Zusatzhürde: Sie sind nur dann Betriebskosten, wenn die Mehrheit der Hauptmieter dem Abschluss, der Erneuerung oder der Änderung des Versicherungsvertrags zugestimmt hat. Gezählt wird dabei nach der Anzahl der vermieteten Objekte, nicht nach Fläche.2
In der Praxis wird das oft übersehen. Taucht in Ihrer Abrechnung eine Glasbruchversicherung auf, ohne dass je abgestimmt wurde, ist die Position angreifbar.
Was keine Betriebskosten sind
Hier entstehen die meisten Streitigkeiten:
| Position | Einordnung |
|---|---|
| Reparatur der Gegensprechanlage | Erhaltung, Vermietersache |
| Austausch defekter Fenster im Stiegenhaus | Erhaltung, Vermietersache |
| Erneuerung einer defekten Heiztherme in der Wohnung | Vermietersache |
| Sanierung der Fassade | Erhaltung, keine Betriebskosten |
| Anschaffung neuer Gartenmöbel für den Innenhof | keine Betriebskosten |
| Verwaltungskosten über die gesetzliche Pauschale hinaus | nicht überwälzbar |
| Wartung der Wasserleitung nach Lieferbedingungen | Betriebskosten |
Die Faustregel: Was den Bestand erhält oder wiederherstellt, ist Erhaltung. Was den laufenden Betrieb ermöglicht, ist Betriebskosten. Eine Wartung kann Betriebskosten sein, die Reparatur desselben Geräts nicht.
Ein Mietvertrag kann den gesetzlichen Betriebskostenkatalog im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes nicht zulasten des Mieters erweitern. Klauseln, die etwa Instandhaltungsrücklagen, Reparaturen oder allgemeine Verwaltungsaufwände in die Betriebskosten schieben, sind insoweit unwirksam. Für Vermieter heißt das: Solche Positionen in der Abrechnung sind kein Zusatzertrag, sondern ein Rückforderungsrisiko samt Vertrauensverlust beim Mieter.
Wie abgerechnet wird
In der Praxis zahlt der Mieter monatliche Akontobeträge, die einmal jährlich abgerechnet werden. Für Vermieter gilt dabei:
- Bis 30. Juni des Folgejahres abrechnen. Das Gesetz nennt einen fixen Stichtag: Die Betriebskosten eines Kalenderjahres sind spätestens zum 30. Juni des darauffolgenden Jahres abzurechnen. Die Abrechnung ist an geeigneter Stelle im Haus aufzulegen.4
- Belege bereithalten. Der Mieter hat ein Einsichtsrecht in die Belege. Wer Positionen nicht belegen kann, kann sie nicht durchsetzen.
- Nachvollziehbar aufschlüsseln. Eine Abrechnung mit der einzigen Zeile „Betriebskosten gesamt" erfüllt den Zweck nicht.
- Guthaben und Nachzahlung abrechnen. Beides wird nach der Abrechnung fällig, ein Guthaben darf nicht einfach stehen bleiben.
- Aufteilungsschlüssel einhalten. Im Regelfall nach Nutzfläche, sofern nichts anderes wirksam vereinbart ist.
Heizkosten laufen bei zentralen Anlagen über die eigenen Regeln des Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetzes und sind nicht Teil des Betriebskostenkatalogs.
Wenn der 30. Juni verstreicht
Die Frist schützt den Mieter, und zwar in beide Richtungen.
Der Mieter kann die Abrechnung erzwingen. Legt der Vermieter sie nicht, trägt ihm auf Antrag eines Hauptmieters das Gericht oder die Gemeinde auf, das binnen 14 Tagen nachzuholen, notfalls unter Androhung einer Ordnungsstrafe von bis zu 2.000 Euro. Diese kann auch wiederholt verhängt werden.5
Die Nachforderung verfällt, aber nicht am 1. Juli. Hier wird oft zu kurz gedacht. Der 30. Juni ist der Stichtag für die Pflicht, abzurechnen. Der Anspruch selbst geht erst mit einer zweiten Frist unter: Betriebskosten müssen binnen eines Jahres geltend gemacht werden, gerechnet ab dem Ende jenes Kalenderjahres, in dem sie gegenüber dem Vermieter fällig geworden sind.4 Für die Kosten des Jahres 2025 läuft diese Frist also bis 31. Dezember 2026.
Praktisch heißt das: Wer die Abrechnung für 2025 erst am 1. Juli 2026 legt, ist zwar mit seiner Pflicht zu spät, die Nachzahlung schuldet der Mieter aber trotzdem. Fällig wird sie zum übernächsten Zinstermin, bei einer Abrechnung Anfang Juli also mit 1. September. Verloren ist die Nachforderung erst, wenn auch der 31. Dezember 2026 verstreicht, ohne dass abgerechnet wurde. Zwischen Pflichtverletzung und Anspruchsverlust liegt damit ein halbes Jahr, das man aber nicht als Puffer einplanen sollte: Eine verspätete Abrechnung schwächt die eigene Position in jeder Diskussion über strittige Positionen.
Ein Guthaben bleibt trotzdem dem Mieter. Das ist die andere Seite derselben Frist, und sie wird oft übersehen. Ergibt die verspätete Abrechnung einen Überschuss zugunsten des Mieters, steht ihm dieser weiterhin zu und ist zum übernächsten Zinstermin zurückzuzahlen.4 Ein Vermieter kann ein Guthaben also nicht dadurch behalten, dass er gar nicht abrechnet.
Eigentumswohnung vermietet: Die Vorschreibung ist nicht die Abrechnung
Das ist der häufigste Fehler bei vermieteten Eigentumswohnungen, und er läuft oft über Jahre mit. Davor steht aber eine Vorfrage, die über die ganze Rechtslage entscheidet.
Welches Regime gilt für Ihre Wohnung?
Bei Eigentumswohnungen hängt es am Alter des Gebäudes, wie weit das Mietrechtsgesetz überhaupt mitredet:
- Baubewilligung vor dem 9. Mai 1945: Vollanwendung.6 Der Betriebskostenkatalog des § 21 MRG gilt vollständig, samt Abrechnungsfrist und gedeckeltem Verwaltungshonorar. Er ist abschließend, der Vertrag kann ihn nicht erweitern.
- Baubewilligung danach: Teilanwendung.6 § 21 MRG gilt hier nicht. Was der Mieter an Betriebskosten trägt, richtet sich nach dem Mietvertrag. Ist dort nichts vereinbart, trägt sie der Vermieter.
Der zweite Fall ist der weitaus häufigere und verleitet zu einem Fehlschluss: Weil § 21 nicht gilt, scheint alles vereinbar zu sein. So einfach ist es nicht. Eine Klausel, die dem Mieter die Rücklage aufbürdet, überträgt ihm wirtschaftlich die Erhaltung des Hauses, und die schuldet der Vermieter. Gegenüber Verbrauchern ist eine solche Klausel angreifbar.
Unsere Empfehlung ist deshalb in beiden Fällen dieselbe: Rücklage nicht überwälzen. Der mögliche Mehrertrag steht in keinem Verhältnis zu einer Rückforderung, die sich über Jahre aufsummiert und am Ende gesammelt kommt.
Zwei Rechtsverhältnisse, zwei Aufstellungen
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, steht in zwei getrennten Rechtsverhältnissen. Nach oben, zur Eigentümergemeinschaft, bekommt er die monatliche Vorschreibung der Hausverwaltung. Nach unten, zum Mieter, gilt das Mietrechtsgesetz. Diese beiden Aufstellungen decken sich nicht, und die Vorschreibung der Hausverwaltung darf nicht einfach an den Mieter weitergereicht werden.
In der Vorschreibung steckt nämlich regelmäßig mehr, als der Betriebskostenkatalog hergibt. Die folgende Spalte zeigt die Rechtslage im Vollanwendungsbereich; in der Teilanwendung entscheidet der Vertrag, unsere Empfehlung bleibt aber dieselbe:
| Position in der WEG-Vorschreibung | Auf den Mieter überwälzbar? |
|---|---|
| Wasser, Kanal, Müll, Rauchfangkehrer, Beleuchtung | ja |
| Versicherungen des Hauses | ja, Glasbruch und Sturm nur mit Mehrheitszustimmung |
| Hausbetreuung | ja, im gesetzlichen Rahmen |
| Rücklage | nein |
| Verwalterhonorar | nur die gesetzliche Pauschale, nicht das tatsächliche Honorar |
| Sondervorschreibung für eine Sanierung | nein |
Die Rücklage ist der wichtigste Punkt. Sie finanziert die Erhaltung des Hauses, und Erhaltung ist Sache des Eigentümers. Im abschließenden Katalog des § 21 MRG kommt sie nicht vor, also darf sie nicht überwälzt werden, auch nicht anteilig und auch nicht unter anderem Namen.
Beim Verwalterhonorar gilt eine ähnliche Logik. Das Mietrechtsgesetz erlaubt nur eine gesetzliche Pauschale je Quadratmeter Nutzfläche und Jahr.7 Das tatsächliche Honorar, das die Hausverwaltung der Eigentümergemeinschaft verrechnet, liegt in der Regel darüber. Die Differenz trägt der Eigentümer.
Sehr verbreitet ist die Abkürzung, dass der Mieter die Vorschreibung der Hausverwaltung gleich selbst überweist. Das ist bequem und rechtlich heikel: Der Mieter zahlt damit Monat für Monat auch die Rücklage und das volle Verwalterhonorar mit, also Beträge, die er gar nicht schuldet. Er kann sie zurückfordern, und zwar gesammelt für mehrere Jahre. Für den Vermieter wächst damit still eine Rückforderung heran, die typischerweise dann auf den Tisch kommt, wenn das Verhältnis ohnehin schon angespannt ist, etwa bei der Endabrechnung nach dem Auszug. Wer so verrechnet, sollte das zeitnah bereinigen und dem Mieter eine eigene, MRG-konforme Abrechnung legen.
Für Vermieter ist die Betriebskostenabrechnung der Punkt, an dem das Verhältnis zum Mieter kippt oder hält. Eine sauber aufgeschlüsselte Abrechnung, die pünktlich kommt und Belege auf Nachfrage sofort liefert, verhindert die meisten Konflikte. Umgekehrt gilt: Wer jahrelang eine strittige Position mitschleppt, sammelt ein Rückforderungsrisiko an, das bei Vertragsende auf einen Schlag aufschlägt. Prüfen Sie Ihre Abrechnung einmal gründlich gegen den gesetzlichen Katalog, danach läuft sie von selbst. Was sonst zu den Vermieterpflichten gehört, steht im Beitrag Wohnung vermieten in Wels.
Die häufigsten Streitpunkte in der Praxis
Die Hausbetreuung. Überwälzbar sind die angemessenen Aufwendungen für Betreuung, also Reinigung, Schneeräumung, Grünflächenpflege. Nicht überwälzbar sind Investitionen, die dabei anfallen, etwa die Anschaffung eines Rasenmähers oder eines Schneepflugs. Die Grenze verläuft zwischen laufender Leistung und Anschaffung.
Die Verwaltung. Das Verwaltungshonorar ist im Vollanwendungsbereich der Höhe nach gesetzlich geregelt. Alles, was eine Hausverwaltung darüber hinaus verrechnet, etwa Sonderhonorare für einzelne Tätigkeiten, ist keine Betriebskostenposition und gehört überprüft.
Der Aufteilungsschlüssel. Im Regelfall wird nach Nutzfläche aufgeteilt. Eine abweichende Aufteilung, etwa nach Personenzahl oder nach Verbrauch, braucht eine wirksame Vereinbarung. Wo dieselbe Position jahrelang unterschiedlich aufgeteilt wurde, entstehen die zähesten Streitigkeiten.
Leerstehende Objekte. Steht eine Einheit leer, trägt der Eigentümer die anteiligen Betriebskosten selbst. Sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden. Das wird bei kleinen Häusern mit wechselnder Belegung regelmäßig falsch gemacht.
Heizkosten. Bei zentralen Anlagen gelten die eigenen Regeln des Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetzes mit eigener Abrechnung und eigenem Verteilungsschlüssel. Heizkosten gehören nicht in den Betriebskostenkatalog und sollten auch in der Abrechnung getrennt ausgewiesen werden.
Was Käufer und Verkäufer daraus mitnehmen
Die Betriebskosten sind nicht nur ein Thema für laufende Mietverhältnisse, sie schlagen auch beim Kauf und Verkauf durch.
Für Käufer einer Anlegerwohnung ist die Höhe der nicht überwälzbaren Kosten ein direkter Renditefaktor. Was Sie nicht weiterverrechnen dürfen, mindert Ihren Überschuss. Verlangen Sie deshalb vor dem Kaufanbot die Betriebskostenabrechnungen der letzten beiden Jahre, nicht nur die aktuelle Vorschreibung.
Für Verkäufer ist eine saubere Abrechnungshistorie ein Verkaufsargument. Wer belegen kann, dass die Betriebskosten stabil sind und die Abrechnungen nie beanstandet wurden, nimmt dem Käufer eine Unsicherheit. Umgekehrt fällt eine strittige Position, die seit Jahren mitläuft, spätestens bei der Due Diligence auf und drückt den Preis.
Für Eigentümer in Wohnhausanlagen gilt zusätzlich: Betriebskosten und Rücklage sind zwei verschiedene Dinge. Die Rücklage der Eigentümergemeinschaft finanziert die Erhaltung und ist keine Betriebskostenposition. Wie Beschlüsse darüber zustande kommen, steht im Beitrag Eigentümerversammlung und Beschlüsse.
Christoph Eiber führt die CE Immo Group in Wels und ist seit über 18 Jahren in der Immobilienvermittlung und Projektentwicklung in Oberösterreich tätig. Er bewertet und vermarktet Wohnungen, Häuser, Grundstücke und Zinshäuser im Zentralraum Wels–Linz.
- § 21 Abs. 1 MRG – abschließende Aufzählung der Betriebskosten: Wasser (Z 1), Messvorrichtungen (Z 1a), Rauchfangkehrung, Kanalräumung, Unratabfuhr und Schädlingsbekämpfung (Z 2), Beleuchtung der allgemeinen Teile (Z 3), Feuerversicherung (Z 4), Haftpflicht- und Leitungswasserschadenversicherung (Z 5), weitere Versicherungen (Z 6), Verwaltungsauslagen (Z 7), Hausbetreuung (Z 8). ↩
- § 21 Abs. 1 Z 6 MRG – Glasbruch- und Sturmschadenversicherung nur bei Zustimmung der Mehrheit der Hauptmieter, berechnet nach der Anzahl der vermieteten Mietgegenstände. ↩
- § 21 Abs. 2 MRG – anteilig anrechenbare laufende öffentliche Abgaben, ausgenommen landesgesetzlich nicht überwälzbare. ↩
- § 21 Abs. 3 MRG – Abrechnung spätestens zum 30. Juni des Folgejahres samt Auflage im Haus und Belegeinsicht; einjährige Frist zur Geltendmachung ab Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit; Überschuss und Fehlbetrag jeweils zum übernächsten Zinstermin. ↩
- § 21 Abs. 5 MRG in Verbindung mit § 20 Abs. 4 MRG – Durchsetzung der Abrechnungspflicht über Gericht oder Gemeinde, Frist von höchstens 14 Tagen, Ordnungsstrafe bis 2.000 Euro, wiederholt verhängbar. ↩
- § 1 Abs. 4 MRG – im Teilanwendungsbereich gelten nur §§ 14, 16b, 29 bis 36, 45, 46 und 49; § 21 ist nicht darunter. Erfasst sind unter anderem Mietgegenstände im Wohnungseigentum in Gebäuden mit einer Baubewilligung nach dem 8. Mai 1945 (Z 3). ↩
- § 22 MRG – anrechenbar ist der nach § 15a Abs. 3 Z 1 MRG jeweils geltende Betrag je Kalenderjahr und Quadratmeter Nutzfläche, verteilt auf zwölf Monatsbeträge. ↩
- § 23 MRG – angemessene Aufwendungen für die Hausbetreuung. ↩
Stand: 1. August 2026. Dieser Beitrag wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und gibt die Rechtslage zum genannten Stand wieder. Gesetze, Verordnungen und Rechtsprechung ändern sich. Für Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Der Beitrag ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung im Einzelfall.