Alles, was nach der Schlüsselübergabe schiefgeht, war bei der Auswahl noch billig zu verhindern. Ein Zahlungsausfall kostet Sie nicht nur die Miete, sondern Monate an Verfahren und am Ende oft eine Wohnung, die hergerichtet werden muss. Deshalb gilt die unbequeme Regel: Ein leerer Monat ist günstiger als der falsche Mieter.
Auswählen können Sie allerdings nur, wenn Sie mehrere Interessenten haben. Die Vorbereitung entscheidet also mit: gute Fotos, ein sauberer Zustand, ein Preis, der zum Markt passt.
Gestuft erheben: bei der Besichtigung nur Name und Kontakt, Nachweise erst von den zwei, drei Personen in der engeren Wahl, Kopien erst vom gewählten Mieter. Informationspflicht: Wer Daten erhebt, muss die Interessenten dabei schriftlich informieren (Art 13 DSGVO). Ein Absatz auf dem Formular genügt. Heikel bis unzulässig: Fragen nach Kinderwunsch, Gesundheit, Religion, Herkunft, Parteizugehörigkeit, Schwangerschaft. Datenschutz: Unterlagen abgelehnter Bewerber spätestens drei Monate nach der Absage löschen — überall, auch im Mailpostfach. Den Auswahlvermerk behalten. Faustregel Leistbarkeit: Bruttomiete samt Betriebskosten deutlich unter einem Drittel des Haushaltsnettoeinkommens. Der teuerste Fehler: Schlüssel vor vollständigem Zahlungseingang.
Welche Unterlagen darf ich verlangen?
Sie dürfen prüfen, ob jemand die Miete voraussichtlich zahlen kann. Dafür brauchen Sie einen Einkommensnachweis, einen Ausweis und die Angabe, wer einziehen soll. Üblich sind die letzten Lohnzettel oder ein Nachweis über Pension, Selbständigeneinkommen oder Stipendium.
Nicht zulässig sind Fragen, die mit der Zahlungsfähigkeit nichts zu tun haben. Familienplanung, Gesundheit, Herkunft, Weltanschauung, Alter und Behinderung gehören nicht dazu, und zwar unabhängig davon, wie freundlich sie verpackt sind.
Einheitlich müssen die Kriterien sein, nicht der Papierstapel. Verlangen Sie von allen dasselbe Verfahren und stufen Sie die Unterlagen ab: bei der Besichtigung Name, Kontakt und Haushaltsgröße; in der engeren Wahl Einkommensnachweis und Ausweis zur Einsicht; Kopien erst vom gewählten Mieter. Sonst liegen am Ende von zwanzig Personen Lohnzettel im Ordner, obwohl neunzehn nie in die engere Wahl kamen.
Was passiert, wenn der Vorwurf kommt?
Beim Zugang zu Wohnraum schützt das Gleichbehandlungsgesetz vor Benachteiligung, und zwar mit einer für Sie unangenehmen Beweisregel: Der Abgelehnte muss die Benachteiligung nur glaubhaft machen, danach müssen Sie belegen, dass ein anderes Motiv ausschlaggebend war. Gelingt das nicht, schulden Sie Ersatz des Vermögensschadens und eine Entschädigung für die persönliche Beeinträchtigung. Auch das Inserat ist erfasst: Formulierungen wie „keine Familien" oder „nur Inländer" sind verboten und werden von der Bezirksverwaltungsbehörde geahndet.
Deshalb halten Sie die Entscheidung in drei Zeilen fest: wer sich beworben hat, wer den Zuschlag bekam, aus welchem sachlichen Grund. Das ist Ihre gesamte Verteidigung — und der Grund, warum Sie den Vermerk behalten, während die Unterlagen gelöscht werden.
Was tun mit den Unterlagen?
So wenig wie möglich behalten. Ansehen, Notiz machen, zurückgeben oder löschen. Kopien von Ausweisen und Lohnzetteln aller Bewerber im Ordner sind datenschutzrechtlich heikel und praktisch nutzlos, sobald die Wohnung vergeben ist.
Vom gewählten Mieter behalten Sie, was zum Vertrag gehört. Von allen anderen löschen Sie, sobald die Entscheidung gefallen ist.
Bonitätsauskünfte bei Auskunfteien sind zulässig, aber nicht bei jedem, der die Wohnung besichtigt. Tragfähig sind sie erst in der engeren Wahl und nur, wenn Sie den Interessenten vorher darüber informiert haben.
Nicht zulässig ist es, sich die Datenkopie nach Art 15 DSGVO vorlegen zu lassen, also die „KSV-Selbstauskunft": Sie enthält weit mehr, als Sie brauchen dürfen. Der einfache Weg davor ist ein eigenes Formular, in dem der Interessent Einkommen, Dienstgeber, Haushaltsgröße und offene Verbindlichkeiten selbst angibt und mit Nachweisen belegt. Das ersetzt die Auskunftei nicht, es filtert aber zuverlässig vor.
Woran erkennt man Probleme früh?
Nicht an einem einzelnen Punkt, sondern an der Häufung. Was in der Praxis auffällt:
- Zeitdruck. Wer heute besichtigt und morgen einziehen muss, hat meist einen
Grund dafür, und der steht selten im Lebenslauf.
- Bargeld für alles. Angebote, mehrere Monatsmieten sofort in bar zu zahlen,
klingen gut und sind es selten.
- Wechselnde Angaben. Beim Telefonat zwei Personen, bei der Besichtigung
vier, im Formular drei.
- Keine Unterlagen. „Bringe ich nach" ist am Anfang normal, nach der zweiten
Erinnerung ein Signal.
- Keine Bestätigung des Vormieters. Fragen Sie den Interessenten, ob er eine
Bestätigung über seine Mietzahlungen beibringen kann. Selbst herumtelefonieren sollten Sie nicht: Das ist eine Datenerhebung bei Dritten, über die Sie den Betroffenen informieren müssten.
Umgekehrt sagt eine ordentliche Selbstauskunft mit vollständigen Unterlagen mehr über die Zuverlässigkeit aus als jedes Gespräch.
Führen Sie Besichtigungen in Blöcken durch, nicht einzeln über zwei Wochen verteilt. Sie sparen Fahrten, und Sie sehen die Interessenten im Vergleich statt nacheinander. Wer nur einen einzigen Bewerber kennt, hält ihn zwangsläufig für den besten.
Wie prüft man die Leistbarkeit?
Rechnen Sie mit der Bruttomiete, also Hauptmietzins samt Betriebskosten und Umsatzsteuer, und stellen Sie sie dem Haushaltsnettoeinkommen gegenüber. Wenn die Miete deutlich unter einem Drittel bleibt, ist die Sache in der Regel tragfähig. Bei Werten darüber wird es eng, sobald etwas dazwischenkommt.
Berücksichtigen Sie dabei die Zahl der Personen und bestehende Verpflichtungen. Ein Einkommen, das für zwei reicht, reicht für vier oft nicht.
Bürge, Kaution, Vorauszahlung
Ein Bürge kann eine schwache Bonität ausgleichen, aber nur mit einem Schritt, den viele übersehen: Wenn Sie erkennen, dass der Mieter voraussichtlich nicht vollständig zahlen wird, müssen Sie den Bürgen schriftlich auf die wirtschaftliche Lage des Mieters hinweisen (§ 25c KSchG). Unterbleibt das, haftet er praktisch nicht — und Sie haben genau in dem Fall keine Sicherheit, für den Sie die Bürgschaft wollten. Die Bürgschaft selbst bedarf der Schriftform, und das Gericht kann die Haftung mäßigen. Eine höhere Kaution ist nur begrenzt eine Lösung, dazu steht mehr im Artikel Kaution: Höhe, Anlage, Rückgabe.
Von Mietvorauszahlungen über mehrere Monate raten wir ab. Sie verschieben das Problem nur nach hinten, und im Ernstfall steht die Wohnung nach dem Vorauszahlungszeitraum leer, während der Rückstand wächst.
Was kostet es, die Vermietung abzugeben?
Seit 1. Juli 2023 gilt bei Wohnungsmietverträgen das Bestellerprinzip: Wer den Makler zuerst beauftragt, zahlt ihn. Beauftragen Sie als Vermieter, kann mit dem Wohnungssuchenden keine Provision mehr vereinbart werden (§ 17a Abs 1 MaklerG).
Das gilt auch dann, wenn Sie selbst nie einen Maklervertrag unterschreiben: Sobald der Makler die Wohnung mit Ihrem Einverständnis inseriert oder sie auch nur einem eingeschränkten Interessentenkreis anbietet, darf er vom Suchenden nichts verlangen (§ 17a Abs 3 Z 3 MaklerG). Die früher übliche Gestaltung, den Auftrag formal beim Wohnungssuchenden entstehen zu lassen, ist damit erledigt und obendrein verwaltungsstrafbewehrt.
Für Ihre Rechnung heißt das: Die Vermittlung ist eine Position auf Ihrer Seite. Der Höchstbetrag, den ein Makler mit dem Vermieter vereinbaren darf, liegt bei drei Monatsmieten (§ 20 Abs 2 IMV); was tatsächlich vereinbart wird, ist Verhandlungssache. Dem gegenüber stehen die Kosten, die Sie sonst selbst tragen: Inserat, Fotos, Besichtigungsblöcke, Bonitätsprüfung, Vertrag, Übergabe, und vor allem das Risiko der falschen Auswahl.
Wenn es trotzdem schiefgeht
Reagieren Sie beim ersten ausgebliebenen Zahlungseingang, nicht beim dritten. Eine freundliche schriftliche Erinnerung mit Frist kostet nichts und ist später der Beginn der Kette, die Sie brauchen. Was danach kommt, steht im Artikel Mietnomaden: was Vermieter tun können.
Christoph Eiber führt die CE Immo Group in Wels und ist seit über 18 Jahren in der Immobilienvermittlung und Projektentwicklung in Oberösterreich tätig. Er bewertet und vermarktet Wohnungen, Häuser, Grundstücke und Zinshäuser im Zentralraum Wels–Linz.
Stand: 16. August 2026. Dieser Beitrag wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und gibt die Rechtslage zum genannten Stand wieder. Gesetze, Verordnungen und Rechtsprechung ändern sich. Für Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Der Beitrag ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung im Einzelfall.