Das Übergabeprotokoll ist die billigste Versicherung im ganzen Mietverhältnis. Es kostet zwanzig Minuten und entscheidet Jahre später darüber, ob Sie eine Beschädigung von der Kaution abziehen können oder nicht. Ohne Protokoll steht Ihre Erinnerung gegen die des Mieters, und in dieser Konstellation gewinnt selten der Vermieter.
Wichtig ist dabei nicht die Form, sondern die Vollständigkeit. Ein handschriftlich ausgefülltes Blatt mit Fotos ist mehr wert als ein schönes Formular ohne Details.
Zwei Protokolle: eines bei Übergabe an den Mieter, eines bei Rückgabe. Verglichen wird immer gegen das erste. Immer drin: Zählerstände mit Zählernummern, Schlüsselanzahl je Art, Zustand je Raum, mitvermietete Geräte samt Type und Baujahr, vorhandene Mängel. Fotos: jeder Raum von der Tür aus, dazu Boden, Fenster, Bad, Küche und die Zähler. Dieselben Blickwinkel bei der Rückgabe. Unterschrift: beide Seiten, mit Datum. Eine Kopie geht sofort an den Mieter. Energieausweis: vor der Vertragserklärung vorlegen, binnen 14 Tagen nach Abschluss aushändigen — auch bei jeder Verlängerung. Was es nicht ersetzt: die Zug-um-Zug-Regel, dass die Schlüssel erst gegen vollständige Kaution und erste Miete herausgehen.
Warum das Protokoll bei der Rückgabe entscheidet
Beim Auszug geht es immer um dieselbe Frage: War das schon vorher so? Normale Abnützung müssen Sie hinnehmen, Schäden nicht. Die Grenze verläuft entlang von Zustand und Mietdauer, und beides ist ohne Ausgangsaufnahme nicht mehr feststellbar.
Ohne Protokoll wird zwar vermutet, dass die Wohnung in mittlerem, brauchbarem Zustand übergeben wurde (§ 1110 ABGB). Beweisen müssen Sie im Streitfall trotzdem, welcher Schaden neu ist — und diesen Beweis führt in der Praxis nur das Protokoll samt Fotos. Wer beim Einzug nichts notiert, zieht beim Auszug selten etwas ab.
Was gehört hinein?
Zählerstände. Strom, Gas, Wasser, Wärmemenge, jeweils mit Zählernummer. Ohne Nummer ist der Stand bei einem Zählertausch wertlos.
Schlüssel. Anzahl je Art: Haustür, Wohnungstür, Keller, Postkasten, Garage, Fahrradraum. Notieren Sie die Anzahl in Worten, das erspart die Diskussion über eine nachträglich eingefügte Ziffer.
Zustand je Raum. Böden, Wände, Decken, Türen, Fenster, Sanitär. Nicht „in Ordnung", sondern konkret: „Parkett Wohnzimmer mit zwei Kratzern beim Fenster, sonst gepflegt".
Mitvermietete Geräte. Therme, Boiler, Herd, Kühlschrank, Waschmaschine, Einbauküche. Mit Type und Baujahr, weil davon Ihre Erhaltungspflicht abhängt. Mehr dazu im Artikel Erhaltungspflicht: wer zahlt Therme, Boiler und Fenster.
Vorhandene Mängel. Alles, was auffällt, gehört hinein, auch Kleinigkeiten. Ein Mangel, den beide Seiten kennen, ist kein Streitpunkt mehr.
Vereinbarungen. Was der Vormieter zurücklässt, was noch repariert wird, bis wann. Mit Datum, sonst wird daraus eine offene Erwartung.
Wie fotografiert man richtig?
Bei der Übergabe ist die Wohnung leer: jeden Raum von der Tür aus, dann die Details — Boden, Fensterrahmen, Bad, Küche, Zähler mit lesbarer Anzeige.
Bei der Rückgabe dieselbe Systematik, mit einer Einschränkung: Fotografiert wird die Wohnung, nicht der Haushalt. Ist noch nicht alles ausgeräumt, halten Sie auf den Zustand drauf und nicht auf das, was herumsteht. Persönliche Dinge des Mieters gehören nicht auf Ihre Bilder, Personen schon gar nicht. Sie brauchen das für Ihren Zweck nicht, und der Mieter kann Auskunft über alle Bilder verlangen, die Sie von seiner Wohnung haben. Das ist ein weiterer Grund, die Wohnung leer und besenrein zu übernehmen.
Datum und Uhrzeit stehen in den Bilddaten. Speichern Sie die Fotos beim Mietvertrag ab, nicht nur am Telefon. Beim Auszug in vier Jahren ist das Telefon ein anderes.
Legen Sie das Protokoll doppelt aus und lassen Sie es an Ort und Stelle unterschreiben, bevor die Schlüssel übergeben werden. Nachträglich zugeschickte Protokolle kommen erfahrungsgemäß nicht unterschrieben zurück, und ein unterschriebenes Blatt ist im Anlassfall ein anderes Beweismittel als eine Aufstellung, die nur von Ihnen stammt.
Und bei der Rückgabe?
Denselben Ablauf, mit drei Ergänzungen:
- Vergleich mit dem Erstprotokoll, Punkt für Punkt. Abweichungen notieren,
auch wenn Sie sie hinnehmen.
- Schlüssel zählen und den Erhalt bestätigen. Fehlende Schlüssel sofort
festhalten, ein Zylindertausch ist ein ernstzunehmender Kostenpunkt.
- Zählerstände melden, an Energieversorger und Hausverwaltung, noch am
selben Tag.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Wohnung leer und besenrein zu übernehmen. Eine Übernahme „ich schau später rein" ist die Einladung dafür, dass der Zustand später Ihnen zugerechnet wird.
Ihre Ersatzansprüche wegen Beschädigung oder übermäßiger Abnützung erlöschen ein Jahr nach Rückstellung der Wohnung, wenn Sie sie bis dahin nicht gerichtlich geltend gemacht haben (§ 1111 ABGB). Das ist keine Verjährung, die man unterbricht: Abrechnung, Mahnung und laufende Gespräche halten die Frist nicht auf. Rechnen Sie deshalb rasch ab und entscheiden Sie spätestens nach zehn Monaten, ob Sie klagen. Details im Artikel Kaution: Höhe, Anlage, Rückgabe.
Die Kurzfassung zum Mitnehmen
- Zählerstände samt Zählernummern
- Schlüsselanzahl je Art, in Worten
- Zustand je Raum, konkret formuliert
- mitvermietete Geräte mit Type und Baujahr
- bestehende Mängel und wer sie behebt
- Fotos, gleiche Blickwinkel bei Übergabe und Rückgabe
- Energieausweis vorgelegt und ausgehändigt, im Protokoll bestätigt
- Unterschrift beider Seiten mit Datum, Kopie sofort an den Mieter
Wer die Wohnung über uns vermietet, bekommt das Protokoll ausgefüllt aus der Übergabe zurück, samt Fotos im Objektakt.
Christoph Eiber führt die CE Immo Group in Wels und ist seit über 18 Jahren in der Immobilienvermittlung und Projektentwicklung in Oberösterreich tätig. Er bewertet und vermarktet Wohnungen, Häuser, Grundstücke und Zinshäuser im Zentralraum Wels–Linz.
Stand: 16. August 2026. Dieser Beitrag wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und gibt die Rechtslage zum genannten Stand wieder. Gesetze, Verordnungen und Rechtsprechung ändern sich. Für Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Der Beitrag ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung im Einzelfall.